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Juli 2015

Hohe Anforderungen an das elektronische Fahrtenbuch

Ein ordnungsgemäßes elektronisches Fahrtenbuch muss sicherstellen, dass nachträgliche Veränderungen an den eingegebenen Daten technisch grds. ausgeschlossen sind. Zudem muss ersichtlich sein, wann die Fahrtenbucheinträge vorgenommen wurden, so das Finanzgericht Baden-Württemberg.

Hintergrund

An die Ordnungsmäßigkeit eines Fahrtenbuch stellt die Finanzverwaltung hohe Anforderungen, welche gerade im Rahmen von Betriebsprüfungen immer wieder ein Thema sind. Für dienstliche/berufliche Fahrten müssen grds. folgende Angaben gemacht werden:

  • Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit,
  • Reiseziel (bei Umwegen auch die Reiseroute),
  • Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner.

Hinweis: Für Privatfahrten genügen jeweils Kilometerangaben. Bei Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genügt jeweils ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch.

Entscheidend für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch ist die lückenlose und zeitnahe Führung eines gebundenen Fahrtenbuchs. Aber auch bei elektronischen Fahrtenbüchern sind formale Anforderungen zu erfüllen, wie ein aktuelles Urteil zeigt.

Aktuelle Entscheidung

Der Fall:

Im Streitfall nutzte ein Apotheker eine Fahrtenbuch-Software, die ein „finanzamtstaugliches“ elektronisches Fahrtenbuch versprach. Nachdem der Betriebsprüfer beim Abgleich von Fahrtenbuch und Belegen keine inhaltlichen Fehler finden konnte, prüfte er die Software. Er testete, ob das Fahrtenbuch nachträglich geändert werden konnte, ohne dass dies erkennbar ist. Dabei stellte er fest, dass das Fahrtenbuch nach Excel exportiert, dort bearbeitet und anschließend wieder importiert werden konnte. Der Apotheker hielt dem entgegen, dass es für jede erfasste Fahrt eine Satz-ID gab, die eine solche Manipulation erkennbar gemacht hätte. Dies war technisch wohl richtig, genügte jedoch trotzdem nicht.

Das Finanzgericht Baden-Württemberg störte insbesondere, dass bei einem Rückimport aus Excel in das Fahrtenbuchprogramm Änderungen weder in der gewöhnlichen Programm- noch der Druckansicht als solche erkennbar waren – insbesondere auch nicht an einer abweichenden oder unstimmigen Satz-ID. Hinzu kam, dass nicht ersichtlich war, wann die Fahrtenbucheinträge vorgenommen wurden, sodass das Finanzgericht das Fahrtenbuch letztlich für nicht ordnungsgemäß befand.

Praxishinweis: Ob das Finanzamt ein elektronisches Fahrtenbuch anerkennt, hängt wesentlich davon ab, dass die erzeugte Datei und die Ausdrucke zweifelsfrei erkennen lassen, wann und von wem Daten erfasst wurden und ob sie nachträglich verändert wurden. Die Anforderungen sind insoweit noch höher als beim manuellen Fahrtenbuch.