1 2 3 4 5
September 2015

Diktatkassetten sind kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch liegt nach einer Entscheidung des Finanzgerichts Köln nicht vor, wenn dieses auf Basis von Diktatkassetten und Excel-Tabellen geführt wurde.

Sachverhalt

Ein Arbeitnehmer führte für seinen Firmenwagen ein Fahrtenbuch in Form eines Diktiergeräts. Dabei ging er wie folgt vor: Er diktierte zu Beginn einer Fahrt den Zweck der Fahrt, das Datum und den km-Stand. Unterwegs diktierte er besondere Vorkommnisse (z.B. Staus oder Umleitungen) und am Ende wiederum den km-Stand. Die Ansagen auf dem Band wurden von seiner Sekretärin im Durchschnitt zweimal wöchentlich in Excel-Dateien übertragen. Die Blätter wurden aufbewahrt und am Jahresende gebunden. Auch die Bänder wurden aufbewahrt. Das Finanzamt erkannte das Fahrtenbuch nicht als ordnungsgemäß an und ermittelte den geldwerten Vorteil aus der Pkw-Überlassung nach der Ein-Prozent-Regelung – zu Recht, so das Finanzgericht Köln.


Die Excel-Tabellen wurden bereits deshalb nicht als ordnungsgemäß anerkannt, da diese einerseits jederzeit änderbar sind und andererseits das ganze Jahr über als lose Blätter gesammelt und erst am Jahresende gebunden wurden.

Die Kassetten stellen ebenfalls kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch dar, da es die heutigen technischen Möglichkeiten erlauben, Bänder zu verändern, ohne dass ein Bruch erkennbar ist. Außerdem kann jedes einzelne Band komplett neu besprochen werden.

Ferner ist nicht mit vertretbarem Aufwand nachprüfbar, ob die Kassetten vollständig in die Listen übernommen wurden. Nach Ansicht des Finanzgerichts Köln ist ein mithilfe von elektronischen Aufzeichnungen erstelltes Fahrtenbuch nur dann ordnungsgemäß, wenn die elektronische Aufzeichnung unmittelbar ausgedruckt wird.