1 2 3 4 5
Februar 2016

Aufbewahrungspflichten: Diese Unterlagen können ab 2016 vernichtet werden

Aufbewahrungspflichten:

Bei den Aufbewahrungspflichten wird zwischen der Aufbewahrung betrieblicher und privater Unterlagen unterschieden.

a)    Betriebliche Unterlagen:

Das Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtet Kaufleute zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen (§§ 238, 257, 261 HGB). Aus steuerlichen Gründen haben alle Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft die Aufbewahrungsvorschriften nach § 147 Abgabenordnung (AO) zu erfüllen.

Neben den o.g. Vorschriften finden sich weitere unterschiedliche Regelungen zu den Aufbewahrungsfristen in diversen Gesetzen.

In § 147 AO ist insbesondere von zwei Fristen die Rede:

1.    10 Jahre

Dazu gehören:

  • Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Lageberichte
  • Buchungsbelege
  • Buchführungsunterlagen
  • Aufzeichnungen und Inventare

Alle diese Unterlagen des Jahres 2005 und frühere können somit entsorgt werden.

2.    6 Jahre

Dazu gehören:

  • Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe
  • Ein- und Ausfuhrunterlagen
  • Stundenlohnzettel

Alle diese Unterlagen des Jahres 2009 und frühere können somit entsorgt werden.

Der Fristlauf beginnt jeweils mit dem Schluss des Jahres, in dem z.B. die letzte Eintragung in Geschäftsbücher gemacht wurde oder Handels- und Geschäftsbriefe empfangen bzw. abgesandt worden sind.

Unterlagen dürfen nicht vernichtet werden, wenn sie von Bedeutung sind.

Dazu gehören:

  • Unterlagen für eine begonnene Außenprüfung
  • bei vorläufigen Steuerfestsetzungen
  • für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen
  • für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begründung der Anträge an das Finanzamt

Unser Praxistipp:Ungeachtet der Aufbewahrungspflichten sollten auch Unterlagen aufbewahrt werden, die dem Nachweis von Anschaffungskosten dienen (z.B. für abnutzbare Wirtschaftsgüter wie Immobilien).

b)    private Unterlagen

Für Privatbelege besteht grundsätzlich keine Aufbewahrungspflicht.  Notwendig sind sie jedoch bei der Einkommensteuerveranlagung im Rahmen der Mitwirkungspflicht. Es wird daher geraten die Belege mindestens bis zum Eintritt der Bestandskraft des Steuerbescheids bzw. zur Aufhebung des Vorbehalts der Nachprüfung aufzubewahren.

Es gilt jedoch zwei Besonderheiten zu beachten:

Natürliche Personen, deren Summe der positiven Einkünfte aus Überschusseinkünften (aus nichtselbständiger Arbeit, Kapitalvermögen, Vermietung und Verpachtung und sonstige Einkünfte) mehr als 500.000 Euro im Kalenderjahr 2015 betragen hat, müssen die im Zusammenhang stehenden Aufzeichnungen und Unterlagen sechs Jahre aufbewahren.

Außerdem müssen Empfänger von Bau- und sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück, die Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre aufzubewahren.