11. Unternehmer-Update

am Donnerstag, 2. September 2010, im Hotel Maritim

„Über den Dächern von Köln“ führt durch die Welt der Informationstechnik
Das elfte Unternehmer-Update stand ganz im Zeichen der IT: In drei Vorträgen sprachen die Referenten aktuelle steuerliche, rechtliche und praktische Fragen rund um die Informationstechnik an.

Das große Interesse der Kölner Mittelständler zeigte, wie wichtig ein Update gerade in diesem sich rasch wandelnden Themenbereich ist – denn neben dem unternehmerischen Tagesgeschäft ist es kaum möglich, in IT-Fragen auf dem neuesten Stand zu bleiben.

Die Teilnehmer waren sich einig: „Über den Dächern von Köln“, kurz „ÜDD“, brachte mit dem IT-Special außerordentlich hohen Informations- und Nutzwert für die Unternehmer.

Wie bei den ÜDD-Veranstaltungen üblich, hatte AHW-DIE UNTERNEHMERKANZLEI Kunden und Geschäftspartner ins „Bellevue“ in die oberste Etage des Maritim Hotels eingeladen. Kurz nach zehn Uhr – einige Gäste hatten noch die Sonne und den schönen Ausblick auf der Dachterrasse genutzt – begannen im voll besetztem Raum die Vorträge.

ÜDD wurde diesmal von Dr. jur. Marcus Werner, Rechtsanwalt, Fachanwalt für IT-Recht und Diplom-Informatiker, aus der Kanzlei AMELUNG BRÜNING WERNER moderiert, da Heinz-Günther Hunold von der Kanzlei Hunold + Partner kurzfristig verhindert war.

Dr. Werner, der seit Jahren selbst ausgewiesener Experte im Themengebiet IT ist, gelang es, die Teilnehmer Schritt für Schritt an die Thematik heranzuführen und dort „abzuholen“, wo sie – in der großen Mehrzahl wissenmäßig als IT-Laien - standen. Er spannte, wo es sinnvoll war, auch einmal einen großen thematischen Bogen und verzichtete dafür auf unnötige Details.

Dr. Werner begann mit einem Rückblick auf die 1990er Jahre, als IT noch keine so große Rolle spielte wie heute. „Die Computer werden die Arbeitswelt nachhaltig revolutionieren“, lautete damals eine vorausschauende Aussage. Heute zeigt sich, wie wahr dies ist, denn IT wird inzwischen selbst im kleinsten Kiosk in der elektronischen Kasse eingesetzt, und der Trend in vielen Büros geht zum papierlosen Arbeiten.

Die Informationstechnologie ist zu einem bestimmenden Erfolgsfaktor im Unternehmen geworden, so das Fazit von Dr. Werners Eröffnungsrede.
In den folgenden drei Referaten wurde von verschiedenen Seiten beleuchtet, wie dieser Erfolgsfaktor optimal genutzt werden kann.

Dies waren die Themen beim elften ÜDD:

Frank Castor, Steuerberater in der Kanzlei Hunold + Partner hielt das erste der drei Referate. Sein Thema lautete: „Steuerrechtliche IT-Pflichten für Ihr Unternehmen nutzen“.

Dr. jur. Marcus Werner, Rechtsanwalt, Fachanwalt für IT-Recht und Diplom-Informatiker, aus der Kanzlei AMELUNG BRÜNING WERNER stellte in einem eigenen Vortrag den Bereich „Rechtliche IT-Risiken erkennen und lösen“ vor.

Dr. Shahzad Alvi, Dipl. Kaufm., Geschäftsführer der Acental GmbH, sprach darüber, wie Unternehmer aus seiner Erfahrung „IT zur effektiven Steuerung der Unternehmensprozesse einsetzen“ können. 

Inhaltliches aus den Vorträgen

„Steuerrechtliche IT-Pflichten für Ihr Unternehmen nutzen“
Frank Castor, Steuerberater in der Kanzlei Hunold + Partner, berichtete zunächst über das wachsende Interesse der Finanzbehörden an Unternehmensinformationen in digitaler Form und den neuen Pflichten und praktischen Konsequenzen, die sich daraus für die Unternehmen ergeben.

Castor nutzte eine Chronologie der entsprechenden Regelungen – angefangen von den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführungssysteme (GoBs) im Jahr 1995 bis hin zu den Vorschriften für den eBundesanzeiger im Jahr 2008, um für jede zentrale Neuregelung aufzuzeigen, wie sie umzusetzen ist und welche Vor- und Nachteile sie dem Unternehmer bringt. Neben den genannten Regelungen ging es vor allem um die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU, 2001), die elektronische Steuererklärung (ELSTER, 2005) und das eHandelsregister (2007).

Auf besonders großes Interesse beim Publikum stießen die Erfahrungen aus der Praxis der Steuerberatung: Wie geht die Finanzbehörde mit bestimmten Regelungen typischerweise um? Wie sieht eine neue Schnittstelle genau aus, und welche Möglichkeiten birgt sie? Wie kann die elektronische Datenerfassung im Unternehmen genutzt werden? Wie sieht das zertifizierte Scannen von Belegen aus, und was kostet es? Diese und weitere Fragen standen im Zentrum von Castors Ausführungen. Er wies auch auf die Notwendigkeit der Pflege der neuen IT-Systeme hin – längst nicht alle Bereiche sind selbsterklärend; Mitarbeiter müssen eingewiesen und für die Pflege abgestellt werden. Auch das Thema Ordnungsstrafen bei Nichteinhaltung kam zur Sprache – ein unverzichtbarer Aspekt, denn je nach Verstoß können bis zu 250.000 Euro „fällig“ werden.

Die digitale Betriebsprüfung (BP) nahm ebenfalls einen wichtigen Teil in Castors Referat ein. Die Finanzbehörden arbeiten mit dem „IDEA“-System, das auch von den Steuerberatern genutzt werden kann. Großer Vorteil: Eine Betriebsprüfung kann daher digital simuliert werden. Das ändert zwar nichts an einer vorhandenen Sachlage, aber: „Damit sind wir immerhin einen Schritt voraus“, so Castor.

„Rechtliche IT-Risiken erkennen und lösen“
Dr. jur. Marcus Werner, Rechtsanwalt, Fachanwalt für IT-Recht und Diplom-Informatiker, aus der Kanzlei AMELUNG BRÜNING WERNER, stellte aktuelle rechtliche Aspekte der Informationstechnologie in den Vordergrund: das Lizenzmanagenment, Fragen zur Patentierbarkeit von Software, den „Datenklau“, Tipps zur geeigneten Vertragsgestaltung und das Thema Datenschutz. Für die Teilnehmer war es besonders interessant zu erfahren, welche neuen Anforderungen die IT an bekannte Rechtsgebiete stellt, wie entsprechende Regelungen ausgelegt oder neue Regelungen geschaffen werden.

Dr. Werner berichtete zunächst über die Verschärfung des Urhebergesetzes, die einer unrechtmäßige Nutzung von Software entgegenwirkt. Die genaue Vereinbarung von Lizenzen und die Überwachung der Einhaltung ist im IT-Bereich besonders wichtig. In der Praxis greifen große Softwareanbieter inzwischen zur Softwarevermessung, häufig wird nachlizeniert.

Kann Software patentiert werden? Diese Frage erfordert genaues Hinschauen im Einzelfall. So hat aktuell der Bundesgerichtshof entschieden, dass zwar nicht der Einsatz eines Computerprogramms selbst, sondern die Lösung eines technischen Problems durch den Einsatz eine Patentierung erlaubt – typisches Beispiel ist die Steuerung eines Rolltores.

Daten zu entwenden, war noch nie so einfach wie in Zeiten von USB-Stick, CD und Laptop. Ein Viertel aller Unternehmen ist inzwischen vom „Datenklau“ betroffen. Dr. Werner schilderte anschaulich nicht nur die technische Seite des Themas, sondern berichtete auch aus der Praxis insbesondere im Bereich Vertrieb. Unternehmen können gegen das Problem angehen, indem sie sensible Daten erkennen, überwachen, zum Beispiel restriktiver bei der Passwortvergabe sind und entsprechende Vereinbarungen bereits in die Arbeitsverträge aufnehmen.

Zur Vertragsgestaltung erfuhren die ÜDD-Teilnehmer anhand praktischer Fälle, wie wichtig es ist, die Leistungen genau zu definieren und die Details der Ausführung zu überwachen. Vorgestellt wurden auch neue Entwicklungen, so unter anderem hinsichtlich der Frage, ob es sich jeweils um einen Werk- oder Dienstvertrag handelt, bei einem Access-Provider-Vertrag oder beim Website-Hosting-Vertrag.

Im Zusammenhang mit dem immer wichtiger werdenden Thema Datenschutz ging Dr. Werner auch auf die aktuelle Diskussion um Google-Streetview ein sowie um pro und contra eines Widerspruchs gegen die Veröffentlichung – und er mahnte zu mehr Sorgfalt im Umgang mit persönlichen Daten in den gerade sehr beliebten „sozialen Netzwerken“ im Internet.

„IT zur effektiven Steuerung der Unternehmensprozesse einsetzen“
Dr. Shahzad Alvi, Dipl. Kaufm., Geschäftsführer der Acental GmbH, berichtete detailliert darüber, wie Unternehmen die Informationstechnologie als wertschöpfenden Treiber zur effektiven Steuerung von Prozessen einsetzen können. Mit vielen Schautafeln und Modellen bot er dem interessierten Zuhörer in einigen Passagen eine Präsentation auf Hochschulniveau.

Die praktischen Erfahrungen, die Dr. Alvi aus einer eigenen Geschäftstätigkeit wiedergab, bezogen sich unter anderem auf SAP-Anwendungen und darauf aufbauende Software.

Dr. Alvi zeigte in seinem Referat auf, dass es bei der Wahl geeigneter IT-Lösungen stets auf den individuellen Zuschnitt ankommt. So beantwortete er die Frage, ab welcher Unternehmensgröße Steuerungssysteme sinnvoll seien, damit, dass es weniger auf die Zahl der Mitarbeiter, sondern vielmehr auf die Zahl der Unternehmensprozesse ankomme.

Auch das elfte Unternehmer-Update „Über den Dächern von Köln“ blickte vom Restaurant Bellevue im obersten Stock des Maritim weit in die Stadt hinein – dort, wo es längst nicht allen Menschen so gut geht. ÜDD sammelte bei den Teilnehmern einen freiwilligen Obulus für den gemeinnützigen Verein „Sack e.V.“ ein, der in Köln bedürftige Menschen unterstützt.

Haben Sie noch Fragen zu einem ÜDD-Thema oder zu anderen aktuellen steuerlich relevanten Bereichen?

AHW – DIE UNTERNEHMERKANZLEI steht Ihnen gern zur Verfügung

•  mit einem umfassenden Beratungsansatz
• auf Augenhöhe
• und stets im Sinne des Mandanten und seiner aktuellen individuellen Bedürfnisse.